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¿Cuál es la mejor forma de almacenar tus archivos físicos?

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La documentación e información física son el corazón de cualquier empresa u organización, por lo que deben preservarse en el tiempo con la máxima protección y seguridad. A su vez, se encuentra muy instalada la idea de que el almacenamiento interno es el más eficiente y el menos costoso. ¿Es realmente así? Seguí leyendo para enterarte más. 

 

La consultora Delphi Group (Boston, USA) compartió los resultados de un estudio que reveló que aproximadamente un 15% de todos los archivos físicos manejados en las empresas se perdió. Asimismo, las organizaciones destinan un 30%  de su tiempo, en promedio, en tratar de encontrar documentos perdidos o mal archivados.

 

Por otra parte, según un análisis hecho por Coopers & Lybrand (Londres, UK), las compañías estadounidenses gastan USD 120 mil en la búsqueda de información física y USD 220 mil en reproducir un archivo perdido. 

 

Ambas investigaciones concluyen que las instituciones pagan un alto precio en la gestión de información de forma interna. Por eso, contratar a un proveedor externo, que cuente con un centro de gestión documental permite reducir costos innecesarios, invertir menos recursos económicos y evitar el extravío de documentos. 

 

Seguridad y trazabilidad

 

Trabajar con un centro de documentación externa tiene muchos beneficios, por ejemplo, disponer de un sistema de inventario que asegure un rápido y fácil acceso a los archivos. Asimismo, facilita hacerle un seguimiento integral durante todo el ciclo de vida de la información, evitando la pérdida de datos vitales para la empresa. 

 

Por otra parte, los documentos pueden recuperarse también en formato digital a través de una plataforma web. Con solo unos clics es posible localizar cajas y ficheros o realizar búsquedas de lo que necesites para responder a solicitudes externas o internas. 

 

Servicios y soluciones

 

Otra utilidad de contratar una gestión documental externa es contar con profesionales dedicados exclusivamente a embalar, trasladar y expurgar archivos desde tus instalaciones hasta el centro de documentación. 

 

Este servicio por lo general incluye asesoramiento para identificar qué conservar y qué tirar. Asimismo, se puede solicitar la revisión e indexación del contenido de  cajas para que puedas encontrar más fácilmente la información en cualquier momento. 

 

Como vimos, contratar a un proveedor externo es muy beneficioso para cualquier empresa. Ayuda a ahorrar dinero, espacio, tiempo y libera personal para enfocarse en otros proyectos. 

Desde Lockers trabajamos en equipo con los clientes para asegurar que sus documentos estén correctamente custodiados y que puedan acceder a ellos cuando lo deseen. Además, poseemos la infraestructura con el acondicionamiento suficiente para proteger tus archivos físicos y cumplimos con los máximos requisitos de seguridad interior, de accesos y de prevención de incendios.

 

¿Te gustaría obtener más información sobre nuestros servicios? Escribinos a comercial@lockers.com.py o contactá con nosotros llamando al (021) 941-841.




 

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