Necesito un documento y no lo encuentro, ¿qué hago?
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Estás en medio de una auditoría y necesitás urgentemente acceder a una serie de documentos, ¿el problema? Se encuentran esparcidos en varias cajas dentro de los depósitos de tu empresa y corrés el riesgo de que se hayan extraviado. En momentos cruciales como éste, notamos la importancia de contar con un proveedor de gestión documental externa. Te contamos cómo podrías beneficiarte.
Si ya estuviste a cargo de revisar cada uno de los contenedores en búsqueda de papeles o facturas importantes, estarás al tanto de que es una tediosa tarea que puede demorar interminables horas, días e incluso meses. Pero, ¿sabías que existen empresas que se dedican exclusivamente a la gestión de documentos y que te permiten obtenerlos de forma mucho más ágil y práctica?
Localizar rápidamente cualquier registro es una hazaña que se logra solo con estrictos procedimientos de custodia, clasificación y búsqueda. Además, ayudan a minimizar pérdidas y siniestros e identificar cuando es tiempo de deshacerse de archivos que ya cumplieron su período de validez.
En Lockers, hace 25 años contamos con un equipo de profesionales a cargo de esos procedimientos y que se dedican exclusivamente a recuperar tus documentos. Como cliente tendrás acceso a una plataforma web de consultas, a la que podrás ingresar con un usuario y una contraseña para conocer el estado en tiempo real de tu inventario.
Asimismo, podrás seleccionar qué papeles precisás y solicitar que te envíen una copia en formato digital. Esto podría demorar desde 4 hasta 24 horas, dependiendo de la cantidad de archivos requeridos y su nivel de urgencia.
En caso de que necesites los originales, podrás hacer la solicitud y un equipo de consulta se encargará de programar la entrega. Seguidamente, el transporte se realizará en vehículos de alta seguridad, al mando de empleados capacitados para garantizar su resguardo.
El principal beneficio de esta plataforma es conocer la trazabilidad de tus registros físicos. Así, sabrás quién y cuándo hizo una consulta por última vez o donde se encuentran tus archivos seleccionados. Dado el caso de que algo esté en proceso de delivery, podrás hacer un seguimiento completo del envío.
Por otra parte, contarás con el correo electrónico como canal para programar visitas de equipos jurídicos o de auditoría a las instalaciones de Lockers, ya que tenemos salas de consulta acondicionadas con ese fin.
Sin importar qué paquete de servicios elijas, siempre tendrás acceso a tus datos en los tiempos establecidos. Nuestro personal se especializa en gestión documental y está capacitado para ayudarte a ahorrar tiempo y cumplir con los mejores estándares de calidad y seguridad.
¿Te gustaría conocer más? Agendá una visita a nuestro Centro Logístico Documental, escribinos a comercial@lockers.com.py o contactá con nosotros llamando al (021) 941-841.