El cierre del año invita al balance. Y con él, a establecer un nuevo orden de cara a lo que vendrá. En esa tarea, hay dos grandes aliados dentro de los procesos de gestión documental: el inventario y el expurgue de documentos.
Iniciar el nuevo ciclo con un inventario actualizado y ya expurgados todos los documentos obsoletos, permite una energía renovada que se traduce en productividad, ahorro de tiempo y mejores tomas de decisiones.
Hacer un INVENTARIO detallado de nuestros documentos es el primer paso hacia la reorganización, porque nos permite:
Identificar documentos esenciales, diferenciando los archivos activos, los que tienen valor histórico o legal y los que ya no son necesarios.
Revisar los ciclos de vida de nuestra información, evaluando la vigencia de cada documento según las normativas legales o las políticas internas.
Planificar el archivo futuro, clasificando los documentos y diferenciando los que podrían ser digitalizados para acelerar procesos.
Con el inventario finalizado, llega el segundo procedimiento que es ideal encarar en este momento del año: la destrucción certificada de todos los documentos que ya no sirven.
¿Por qué al final del año? Por un lado, porque muchas empresas concluyen sus operaciones fiscales, contables y legales, lo que permite identificar qué documentos ya cumplieron con sus fines y no necesitan ser conservados. Por otro, porque el expurgue documental brinda la oportunidad de rediseñar el sistema de archivo y dejar todo reorganizado para el comienzo del nuevo ciclo.
Empezar el año con archivos organizados y libres de documentos obsoletos permite mayor agilidad en los procesos. A la vez, un espacio limpio y ordenado fomenta la productividad y facilita la incorporación de nuevos proyectos sin la carga de información irrelevante.
Si a todo esto le sumamos la reducción de costos innecesarios y de tiempos de espera para el acceso a la información, el nuevo ciclo de la empresa será más productivo, célere y eficaz que el año que se va.
En el mientras tanto, además, nos estaremos convirtiendo en una empresa más sustentable, ya que la eliminación de documentos certificada colabora con el medioambiente y con la posibilidad de reutilizar el papel desechado.
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