¿Tenés un gran volumen de documentos pero no sabes cómo clasificar y acceder a estos?
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Clasificar un gran volumen de archivos físicos es un proceso que consume recursos y dinero. Además, se vuelve todavía más desafiante cuando la información está dispersa en varios departamentos o sucursales de una empresa.
Sin duda, es una tarea muy tediosa porque requiere revisar cada uno de los documentos en formato impreso. Para ser eficiente es preciso contar con una estrategia de revisión, indexación y almacenamiento de archivos. ¿Cómo funciona?
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Primeramente, se identifica la naturaleza de cada documento, luego se clasifica y finalmente, se procede a su reorganización para identificarlos adecuadamente con el fin de simplificar el acceso.
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Posteriormente, los documentos se almacenan en cajas identificadas con códigos apropiados en un Centro de Gestión Documental.
¿Cuáles son los beneficios?
1. Minimiza el riesgo de pérdidas relacionadas con daños, siniestros o accidentes.
2. Asimismo, permite acelerar la localización de datos, facilita las búsquedas y la toma de decisiones más competentes sobre qué archivos destruir y cuáles conservar.
3. Por otra parte, elimina el problema de registros mezclados y reduce el espacio dedicado al almacenamiento, de modo que las oficinas puedan reorganizarse mejor.
Las instalaciones de un Centro Logístico Documental deben estar suficientemente acondicionadas y certificadas para garantizar todo el ciclo de vida de los registros. Así también, mitigar la escasez de espacio en oficinas propias y uso de recursos fuera del foco natural de cada negocio.
Por eso, desde Lockers contamos con certificaciones internacionales y nos aseguramos de cumplir plenamente con los requisitos de seguridad interna.
Ahora bien, ¿cuál es la mejor forma de almacenar tus archivos físicos? Tal vez creas que lo más adecuado es gestionarlo todo de forma interna, ¿es realmente así? Seguí leyendo nuestra nota sobre Cuál es la mejor forma de almacenar tus archivos físicos para enterarte más.
Si te interesa obtener más información sobre nuestros servicios, escribinos a comercial@lockers.com.py o contactá con nosotros llamando al (021) 941-841.
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